ทำไมนักบัญชีต้องใช้เทคโนโลยี OCR ในยุคดิจิทัล?

ทำไมนักบัญชีต้องใช้เทคโนโลยี OCR ในยุคดิจิทัล?

ทำไมนักบัญชีต้องใช้เทคโนโลยี OCR ในยุคดิจิทัล?

ในยุค Digital 4.0 วงการบัญชีได้มีการนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาช่วยนักบัญชีในองค์กรให้ทำงานง่าย สะดวก และรวดเร็ว เทคโนโลยี OCR ก็เป็นอีกหนึ่งตัวช่วยสำคัญที่เข้ามาช่วยพัฒนาซอฟต์แวร์บัญชี ให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น อีกทั้งยังช่วยประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูล โดยการแปลงเอกสารทางธุรกิจอย่าง ใบกำกับภาษี/ใบส่งของ ใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า ให้เป็นตัวเลขและตัวอักษรในรูปแบบของดิจิทัล พร้อมทั้งทำการถ่ายโอนไปยังโปรแกรมที่เกี่ยวข้องได้อีกด้วย

เทคโนโลยี OCR คืออะไร

OCR ย่อมาจาก Optical Character Recognition (การอ่านอักขระด้วยแสง) หรือ Optical Character Reader (โปรแกรมอ่านอักขระด้วยแสง) OCR คือกระบวนการแปลงไฟล์ภาพเอกสารให้เป็นไฟล์ข้อความอัตโนมัติในรูปแบบดิจิทัล ที่สามารถนำไปประมวลผลและใช้สำหรับค้นหา (Keyword) รวมไปถึงนำไปใช้ในรูปแบบของ Word หรือ Excel ได้ทันที แต่สิ่งที่ OCR ไม่สามารถทำได้ คือการอ่านวัตถุ หรือเข้าใจความหมายของคำนั้น จะเห็นได้ว่า OCR มีประโยชน์ต่อการแปลงไฟล์เอกสารเป็นอย่างมาก เพราะสามารถจัดเก็บเอกสารภายในองค์กรให้เป็นระเบียบ และง่ายต่อการค้นหา อีกทั้งยังเป็นตัวช่วยสำคัญที่เข้ามามีบทบาทในการอำนวยความสะดวกให้กับกระบวนการสแกน จัดเก็บ และค้นหาเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้เป็นอย่างดีได้อีกด้วย

เทคโนโลยี OCR มีขั้นตอนการทำงานอย่างไร

โปรแกรม OCR หรือซอฟต์แวร์ OCR มีขั้นตอนการทำงานดังต่อไปนี้

1. การรับภาพ ตัวสแกนจะอ่านเอกสารและแปลงเป็นข้อมูลไบนารี จากนั้นซอฟต์แวร์ OCR จะวิเคราะห์ภาพที่สแกนและระบุส่วนที่สว่างเป็นพื้นหลัง และส่วนที่มืดเป็นข้อความ

2. กระบวนการก่อนการประมวลผล ซอฟต์แวร์ OCR จะทำความสะอาดรูปภาพก่อน และลบข้อผิดพลาดออกเพื่อเตรียมรูปภาพสำหรับการอ่าน

3. การรู้จำข้อความ อัลกอริทึมหรือกระบวนการด้านซอฟต์แวร์ OCR หลักสองประเภทที่ซอฟต์แวร์ OCR ใช้ในการรู้จำข้อความเรียกว่าการจับคู่รูปแบบ (Pattern Recognition) และการแยกลักษณะ (Feature Detection) - การจับคู่รูปแบบ (Pattern Recognition) เป็นการตรวจจับตัวอักษรในภาพรวม โดยการแยกภาพ อักขระที่เรียกว่ารูปอักษร และเปรียบเทียบกับรูปอักษรที่จัดเก็บไว้ในลักษณะเดียวกัน การรู้จำรูปแบบจะทำงานได้ก็ต่อเมื่อรูปอักษรที่จัดเก็บไว้มีแบบอักษรและมาตราส่วนใกล้เคียงกับรูปอักษรที่ใช้ เช่น ตัวอักษร A ระบบจะเปรียบเทียบรูปที่แสกนเข้ามาเทียบกับตัวอักษร A ที่อยู่ในระบบ หากมีลักษณะเดียวกัน ระบบจะระบุได้เลยว่านี่คือตัวอักษร A - การแยกลักษณะ (Feature Detection) การแยกลักษณะจะแบ่งหรือแยกย่อยรูปอักษรออกเป็น คุณสมบัติต่างๆ ได้อย่างละเอียด รวมถึงข้อความที่เป็นการเขียนด้วยลายมือ ระบบก็สามารถจำแนกได้ เช่น เส้น วงปิด ทิศทางของเส้น และจุดตัดของเส้น ความเอียงของตัวอักษร จากนั้นจึงใช้คุณสมบัติเหล่านี้เพื่อค้นหาคู่ที่เหมาะสมที่สุดหรือตำแหน่งข้างเคียงที่ใกล้ที่สุดในบรรดารูปอักษรต่างๆ ที่จัดเก็บไว้

4. กระบวนการหลังการประมวลผล หลังจากการวิเคราะห์ ระบบจะแปลงข้อมูลตัวอักษรที่แยกออกมาเป็นไฟล์ที่ใช้ระบบคอมพิวเตอร์ เช่น ไฟล์ PDF, Word, Excel

ขั้นตอนการทำงานของเทคโนโลยี OCR

เหตุผลที่ควรนำ เทคโนโลยี OCR ไปใช้งานบัญชี

  1. ประหยัดเวลา ไม่ต้องเสียเวลามาบันทึกข้อมูลทีละใบ เพียงแค่สแกนเอกสารใบกำกับภาษี/ใบส่งของ ใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า เอกสารอื่นๆ ทางธุรกิจได้ทันที
  2. ประหยัดค่าใช้จ่าย การแสกนบิล ไม่เพียงแต่ช่วยธุรกิจของคุณประหยัดเวลา แต่ยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายอีกด้วย ทำให้คุณไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการถ่ายเอกสารและลดค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อกระดาษ
  3. ลดความผิดพลาด การแสกนบิลช่วยลดความผิดพลาด เช่น ที่อยู่หรือจำนวนเงินผิด ปัญหาเหล่านี้สามารถสร้างความเสียหายให้กับธุรกิจได้ ด้วยการนำเทคโนโลยี OCR (Optical Character Recognition) มาประยุกต์ใช้กับธุรกิจ ทำให้ลดปัญหา และความกังวลในเรื่องนี้ได้
  4. ช่วยรักษาสภาพแวดล้อมของโลก เพราะข้อมูลจะถูกบันทึกไว้ใน Cloud Server และเรียกดูได้ โดยไม่ต้องเปลืองกระดาษในการพิมพ์
  5. ช่วยพัฒนาคุณภาพชีวิตของพนักงานบัญชี เพราะการบันทึกบัญชีที่มีปริมาณมากแบบเดิมสร้างความเครียดในการทำงาน แต่เมื่อนำเอา OCR มาใช้ พนักงานบัญชีสามารถใช้เวลาที่เหลือไปทำงานที่สำคัญกว่านั้นได้ เช่น การวิเคราะห์ตัวเลขทางบัญชีหรือช่วยวางแผนด้านการเงิน เป็นต้น

จากที่กล่าวมาข้างต้น Prosoft WINSpeed เราจึงได้นำเอาเทคโนโลยี OCR มาพัฒนาซอฟต์แวร์บัญชีกับโปรแกรมบัญชี Prosoft WINSpeed เพื่อช่วยจัดการงานเอกสารทางธุรกิจให้กับนักบัญชีให้เป็นเรื่องง่าย โดยการสร้างเอกสารทางบัญชี เพียงแค่แสกนเอกสารอย่าง ใบกำกับภาษี/ใบส่งของ ใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า ระบบก็จะสามารถบันทึกข้อมูลลงในโปรแกรมบัญชีได้ในทันที จะเห็นได้ว่าเทคโนโลยี OCR มีส่วนช่วยให้นักบัญชีจัดทำบัญชีได้อย่างสะดวก รวดเร็ว ลดต้นทุนในการเก็บเอกสาร ลดเวลาในการทำงาน และพัฒนาองค์กรของคุณให้เติบโตมีประสิทธิภาพมากที่สุด ตอบโจทย์ธุรกิจในยุคดิจิทัลอย่างสมบูรณ์แบบ

Workflow การทำงาน OCR กับโปรแกรมบัญชี Prosoft WINSpeed ตัวอย่าง Workflow การทำงาน OCR กับโปรแกรมบัญชี Prosoft WINSpeed

สามารถอ่าน ฟีเจอร์ใหม่อื่นๆ ของโปรแกรมบัญชี Prosoft WINSpeed เพิ่มเติมได้ที่ อ่านเพิ่มเติม
ภาพรวมของโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป Prosoft WINSpeed อ่านเพิ่มเติม
สนใจโปรแกรมบัญชี Prosoft WINSpeed ทดลองฟรี 30 วัน อ่านเพิ่มเติม

ขอบคุณที่มาจาก : https://aws.amazon.com/ , https://www.tfac.or.th

 1987
ผู้เข้าชม

บทความที่เกี่ยวข้อง

สำหรับธุรกิจที่เพิ่งเริ่มต้น แน่นอนว่ามักจะมีปัญหาทางการเงินเข้ามาให้เจ้าของธุรกิจต้องคอยรับมืออยู่ตลอดเวลา และแม้จะระมัดระวังเป็นอย่างดีด้วยความเป็นมือใหม่ก็อาจจะมีความผิดพลาดเกิดขึ้นได้ ซึ่งอย่างที่รู้กันว่าความผิดพลาดด้านการเงิน คือ หนทางแห่งความลำบากในการทำธุรกิจ สำหรับใครที่กำลังประสบปัญหาด้านการเงินในการทำธุรกิจ ลองทำความเข้าใจกับสิ่งที่ผิดพลาดเหล่านี้ดูเพื่อหาหนทางให้ธุรกิจอยู่รอดต่อไป โดยข้อผิดพลาดที่ผู้ประกอบการมักพบกันก็คือ
ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลอะไร ที่ทำให้กิจการจำเป็นและจำใจต้อง เปลี่ยนสำนักงานบัญชี ใหม่ เรื่องที่สำคัญคือ
โปรแกรม ERP เป็นระบบบริหารจัดการทรัพยากรขององค์กรที่เชื่อมต่อและรวมรวมข้อมูลทั้งหมดขององค์กรในระบบเดียวกัน โดยรวมถึงเรื่องบัญชีทางการเงินด้วย โดยโปรแกรม ERP จะช่วยให้ฝ่ายบัญชีสามารถดำเนินการตรวจสอบรายการเงินสด รายการเจ้าหนี้ รายการลูกหนี้ รายการค่าใช้จ่าย และรายการบัญชีอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย
โปรแกรมบัญชี เป็นเครื่องมือที่สำคัญที่สุดเลยก็ว่าได้ เพราะงานบัญชีคือส่วนหนึ่งของธุรกิจ ที่ทำให้เจ้าของกิจการหรือผู้บริหารเห็นภาพรวมขององค์กรอย่างชัดเจน การมีโปรแกรมบัญชีเข้ามาช่วยงานบัญชีทำให้องค์กรมีความราบรื่น ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับองค์กรด้วย นับว่าเป็นสิ่งที่คุ้มค่ากับการลงทุนอย่างแน่นอน
"ยื่นภาษี 2566" การจ่ายภาษีเป็นหนึ่งในหน้าที่ของประชาชนพลเมืองไทย คนไทยทุกคนที่มีรายได้เกิน 120,000 บาทต่อปี มีหน้าที่ต้องยื่น "ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา" นี่ก็ผ่านมาถึงกลางปีแล้ว เพราะฉะนั้น ควรวางแผน ลดหย่อนภาษี ไว้แต่เนิ่น ๆ และหากใครกำลังสงสัยว่าสิทธิ "ลดหย่อนภาษี 2565" มีอะไรบ้าง ทีนี่มีคำตอบค่ะ
เจ้าของธุรกิจที่ซื้อโฆษณาผ่านช่องทางออนไลน์ อาจจะต้องเสียค่าซื้อโฆษณาอิเล็กทรอนิกส์เพิ่มขึ้น ก็จะเริ่มหันมาสนใจว่า รายจ่ายเหล่านี้สามารถนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการได้หรือไม่ หรือภาษีซื้อที่จ่ายไปนำมาใช้ประโยชน์ทางภาษีได้บ้างหรือไม่ ซึ่งสามารถตามไปหาคำตอบพร้อมกันจากบรรทัดต่อจากนี้
สร้างเว็บไซต์สำเร็จรูปฟรี ร้านค้าออนไลน์