เพื่อให้สามารถประยุกต์ใช้งานโปรแกรมบัญชี WINSpeed สามารถบันทึก เอกสารต่าง ๆ ได้ เช่น สามารถตรวจสอบ-จัดทำ ข้อมูลลูกค้า ผู้ฝากขาย ค่านายหน้า คลังสินค้า และประเภทสินค้า ค่าใช้จ่ายต่างๆ คำนวณกำไร-ขาดทุน
วัตถุประสงค์
วิธีการทางบัญชีทางด้านผู้ฝากขาย
ขั้นตอนที่ 1 ขั้นตอนการกำหนดรหัสผังบัญชี ให้ทำการกำหนดรหัสผังบัญชีที่เกี่ยวข้องกับการฝากขายไว้ในรหัสบัญชี เช่นที่ เมนู Enterprise Manager > GL Setup > กำหนดรหัสบัญชี
| บัญชี | หมวด | เลขที่บัญชี |
| ลูกหนี้ผู้รับฝากขาย | สินทรัพย์ | 1130-1 |
| รายได้ฝากขาย | รายได้ | 4100-1 |
| ค่านายหน้า | ค่าใช้จ่าย | 5200-1 |
| ค่าขนส่ง | ค่าใช้จ่าย | 5200-5 |
| ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด | ค่าใช้จ่าย | 5370-06 |
ขั้นตอนที่ 2 กำหนดรหัสสินค้าที่ เมนู Enterprise > IC Setup > กำหนดรหัสสินค้า หรือสินค้าสำหรับฝากขาย
ขั้นตอนที่ 3 กำหนดรหัสคลังสินค้าฝากขายที่ Enterprise Manager > IC Setup > กำหนดรหัสคลังสินค้า โดยแยกตามผู้รับฝากขาย เช่น บริษัท สยามพารากอน จำกัด เป็นรหัสคลัง RBBP
ขั้ขั้นตอนที่ 4 กำหนดรหัสค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เกิดขึ้นในขั้นตอนการฝากขาย เช่น ค่าขนส่ง และค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดต่างๆ ที่เมนู Enterprise Manager > General Setup > กำหนดรหัสค่าใช้จ่าย
ขั้ขั้นตอนที่ 5 กำหนดรหัสลูกค้า ที่ เมนู Enterprise Manager > AR Setup > กำหนดรหัสลูกหนี้ โดยกำหนดตามรหัสลูกค้าที่รับฝากขาย เช่น บริษัท สยามพารากอน จำกัด
ขั้นตอนการบันทึกรายการฝากขาย
ขั้นตอนที่ 1 การโอนย้ายสินค้า ให้ทำการโอนย้ายสินค้าระหว่างคลัง เพื่อเป็นการโอนย้ายสินค้าออกจากคลังหลัก ไปยังคลังสินค้ารับฝากขายที่ เมนู Inventory Control > IC Data Entry > โอนย้ายสินค้าออก จากคลังสินค้าของผู้ฝากขายและบันทึกที่ เมนู Inventory Control > IC Data Entry > โอนย้ายสินค้าเข้า เพื่อทำการรับ/ย้ายสินค้าไปยังคลังปลายทาง หรือคลังของผู้รับฝากขายที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้แล้ว
ขั้นตอนที่ 2 ในการทำรายการฝากขาย ให้เปิดบิลขายเพื่อเป็นการส่งสินค้าไปให้ผู้รับฝากขายที่ เมนู Sale Order > SO Data Entry > ขายเชื่อ โดยใช้รหัสสินค้าที่ได้ทำการกำหนดไว้แล้วในเมนูกำหนดรหัสสินค้าและระบุคลังในใบกำกับภาษีเป็น คลังรับฝากขาย RBBP
โปรแกรมจะบันทึกบัญชีแบบ Periodic
ขั้นตอนที่ 3 กรณีที่มีค่าใช้ต่างจ่ายๆ เกิดขึ้น ซึ่งไ ด้ตกลงให้ ผู้ฝากขายเป็นผู้ออกค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น ค่าขนส่ง และค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดต่างๆให้บันทึกรายการที่ เมนู Account Payable > AP Data Entry > ตั้งเจ้าหนี้อื่นๆ ตามรหัสที่ตั้งไว้ในกำหนดรหัสค่าใช้จ่าย
โปรแกรมลงบัญชี แบบ Periodic
ขั้นตอนที่ 4 กรณีที่สินค้าฝากขาย ขายไม่หมด และทางผู้รับฝากขายได้ส่งกลับคืน ให้ทำการเอกสารรับคืนสินค้าที่ เมนู Sale Order > SO Data Entry > รับคืน,ลดหนี้ และระบุคลังสินค้าจาก RBBP เป็น HO-001 ( คลังสินค้าของผู้ฝากขายเอง )
โปรแกรมลงบัญชี แบบ Periodic
ขั้นตอนที่ 5เมื่อทางผู้ขายได้รับ รายงานการรับฝากขาย เกี่ยวกับสินค้าฝากขายว่ามีจำนวนเท่าใด และมีค่าใช้จ่ายเท่าไหร่ ต่างๆที่ผู้รับฝากขายออกแทน และคิดค่านายหน้าเท่าใด เหลือเงินที่ได้รับเท่าใด ทางด้านผู้ฝากขายต้องทำการบันทึกรับชำระหนี้จากผู้รับฝากขายตามบิลที่ได้ เปิดไว้ที่ เมนู Account Receivable > AR Data Entry > รับชำระหนี้
จากกรณีดังกล่าว คิดนายหน้า 5% จากยอดขายสินค้า (ก่อนคิดภาษี) ค่านายหน้าเท่ากับ 11,250 บาท กรณีที่ผู้รับฝากขาย ยอมให้นำค่านายหน้ามาหักกลบลดหนี้ไ ด้ ทำการระบุค่านายหน้าที่ ค่าใช้จ่ายอื่นๆ
และต้องการให้ค่านายหน้าดังกล่าว ลงบัญชีเป็นค่านายหน้าตามที่ได้กำหนดค่าใช้จ่ายไว้ตั้งแต่ต้น สามารถกำหนดเอกสารเชื่อม GL ได้ที่ เมนู Enterprise Manager > GL Setup > กำหนดเอกสารเชื่อม GL
โปรแกรมลงบัญชี แบบ Periodic
