บัญญัติ 10 ประการในการวางระบบบัญชี

1. อย่าทำการวางระบบบัญชีหรือปรับปรุงตามแฟชั่นหรือตามอย่างผู้อื่น โดยไม่มีความมุ่งมั่นและตั้งใจจริง เนื่องจากการวางระบบจะต้องมีความครบถ้วนถูกต้องของรายการที่เกิดขึ้น การกระทำการใด ๆ ที่เป็นการหลีกเลี่ยงการบันทึกรายการบัญชีด้วยวัตถุประสงค์ใด ๆ ก็ตามเป็นการเสี่ยงต่อความสูญเปล่าทั้ง ความพยายาม ความตั้งใจ เวลา และทรัพย์สินเงินทอง เนื่องจากจะได้ข้อมูลที่ไม่ตรงกับความเป็นจริงเพื่อใช้ในการบริหารงาน

2. การวางระบบบัญชีที่ดีนั้นจะต้องมีการสอดคล้องไปกับธรรมชาติของการทำงาน และการดำเนินธุรกิจที่เป็นจริง ระบบต่าง ๆ ที่มีการสร้างขึ้นมาจะต้องไม่เป็นการขัดขวางต่อการดำเนินงาน ไม่ทำให้เกิดการผิดพลาดได้อย่างง่ายดาย และผู้ใช้งานข้อมูล ผู้บริหาร หรือเจ้าของกิจการ ควรจะรู้ความต้องการของตนเองก่อนที่จะให้ผู้วางระบบบัญชีทำการวางระบบบัญชี เพื่อที่จะให้การวางระบบสามารถรองรับความต้องการของผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการได้

3. ระบบบัญชีที่มีการควบคุมภายในอย่างดี เยี่ยมสามารถป้องกันการทุจริตอย่างได้ผลในทุกเรื่อง อาจไม่ใช่ระบบบัญชีที่ดีที่สุดเสมอไป แต่ระบบบัญชีที่ดีนั้นหมายถึง ระบบบัญชีที่มีความสอดคล้องกับการทำงานและมีการควบคุมภายในที่เหมาะสมกับสภาพการดำเนินธุรกิจและขนาดของกิจการนั้นๆ รวมถึงจะต้องสอดคล้องต่อนโยบายในการดำเนินกิจการด้วย ดังนั้นระบบบัญชีที่เหมาะสมใช้งานได้ดีในกิจการแบบเดียวกันแห่งหนึ่ง อาจไม่สามารถใช้ได้ดีกับอีกแห่งหนึ่งก็ได้

4. ระบบบัญชีที่ดีจะต้องมีการเสนอรายงานตามระยะเวลาที่เหมาะสม การเสนอรายงานบางอย่างช้าเกินกว่าที่ควรจะเป็นแม้เพียงชั่วเวลาเดียว คุณค่าของรายงานอาจจะเหลือเท่ากับศูนย์ หรือรายงานที่มากเกินไปจะทำให้เกิดการสับสน และแบ่งแยกความสนใจในรายงานที่สำคัญไป

5. ควรเลิกเชื่อว่าระบบบัญชีและการทำงานต่าง ๆ ควรจะกำหนดหรือวางรูปแบบ มาจากฝ่ายบัญชีหรือนักบัญชี หรืิอหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่งเท่านั้น แต่การวางระบบบัญชีจำเป็นต้องใช้ศิลปและศาสตร์หลายแขนง ดังนั้น การวางระบบบัญชีที่ดีและเหมาะสมกับกิจการจะต้องเกิดจากการรวมตัวของแผนก ต่าง ๆ ในบริษัท และนักบัญชีที่มีประสบการณ์ ทั้งบัญชีการเงิน บัญชีบริหาร บัญชีต้นทุน และบัญชีภาษีอากร ผู้วางระบบบัญชีหรือฝ่ายบัญชีจะต้องเป็นผู้มีใจกว้าง ยอมรับคำแนะนำหรือ ข้อขัดแย้งจากผู้อื่นและจะต้องได้รับการยอมรับจากทุกๆ ฝ่ายโดยเฉพาะผู้บริหาร สามารถประสานงานและอธิบายเหตุผลต่าง ๆ ได้อย่างชัดเจน กรณีที่ฝ่ายบัญชีไม่มีคุณสมบัติเพียงพอ อาจต้องพึ่งพาบุคคลภายนอกที่มีคุณสมบัติมาชดเชย

6. ไม่มีระบบบัญชีใดที่สามารถใช้ได้ตลอดไปโดยไม่มีการปรับปรุงให้เหมาะสมตามระยะเวลา เมื่อมีการใช้งานไประยะเวลาหนึ่งจะมีการเรียนรู้ถึงจุดอ่อนต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นโดยผู้ปฎิบัติงาน ซึ่งจะทำให้ประสิทธิภาพของระบบลดลง ดังนั้นจึงควรมีการประเมินเป็นระยะ ๆ ว่าระบบบัญชีนั้นยังคงเหมาะสมที่จะใช้ในการปฎิบัติต่อไปหรือไม่ หรือถึงเวลาที่จะต้องทำการปรับปรุงให้เหมาะสม

7. ในสภาพการดำเนินธุรกิจปัจจุบันที่การแข่งขันสูง การลดขั้นตอนการดำเนินการเพื่อให้กิจการดำเนินธุรกิจ หรือสามารถบริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว อาจก่อให้เกิดการบกพร่องในการควบคุมภายในบางประการ ซึ่งการบกพร่อง หรือความจำเป็นในการแข่งขันนั้นๆ สามารถแก้ไขหรือทดแทนได้โดยใช้เทคโนโลยีและวิทยาการคอมพิวเตอร์มาช่วยอย่างได้ผล แต่ไม่ใช่ในทุกกรณี

8. การใช้ระบบเทคโนโลยี และวิทยาการคอมพิวเตอร์และสารสนเทศ ที่จะช่วยในการทำงานและลดข้อบกพร่องบางประการควรคำนึงถึงความเหมาะสมและความ คุ้มค่าของการลงทุนต่าง ๆ ด้วย

9. ไม่มีระบบบัญชี ใด ๆ ที่สำเร็จรูป เช่นเดียวกับซอฟแวร์บัญชีที่เหมาะสมกับทุกกิจการ ดังนั้นการวางระบบบัญชีจะต้องใช้เวลาในการติดตามผลและแก้ไขระบบบัญชีและ เอกสารที่จัดทำในขั้นต้นให้เหมาะสมกับการทำงานของกิจการเพื่อให้พนักงานทำความเข้าใจและทดสอบการทำงานของระบบบัญชีอย่างน้อยหนึ่งไตรมาส หรือนานกว่านั้น ก่อนทำเป็นคู่มือระบบบัญชีเพื่อใช้ในการอ้างอิงต่อไป เนื่องจากสภาพการดำเนินธุรกิจในบางประเด็น ปัญหาอาจเกิดจากความต้องการที่เปลี่ยนแปลงของผู้ใช้ข้อมูลหรือผู้บริหาร หรือเกิดจากสภาพการดำเนินธุรกิจที่เปลี่ยนไป หรือบางครั้งอาจเกิดปัญหาในรายละเอียดการปฎิบัติงานขึ้นภายหลัง ซึ่งอาจต้องมีการปรับปรุงระบบบัญชีและเอกสารให้เหมาะสม ซึ่งการปรับปรุงจะต้องมีการกระทำร่วมกับผู้ใช้ข้อมูลหรือผู้ปฎิบัติงาน

10. ผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการควรจะมีการประเมินความเสี่ยงที่สามารถยอมรับได้ของ การบกพร่องต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้น ว่าสามารถรับได้ที่จุดใด เมื่อเทียบกับการลงทุนที่จะเกิดขึ้นรวมถึงความพึงพอใจจากลูกค้า ที่จะได้รับบริการที่เร็วขึ้น และการทำงานได้อย่างรวดเร็วของพนักงาน ถ้าประเมินแล้วมีความเสี่ยงมากกว่าที่ยอมรับได้อาจจะต้องมีการปรับปรุงแก้ไข ระบบบัญชีและการควบคุมภายในใหม่

บทความโดย : www.108acc.com

ออดิท (Audit) หรือการตรวจสอบบัญชี คือกระบวนการที่ผู้สอบบัญชีตรวจสอบความถูกต้องและความน่าเชื่อถือของข้อมูลทางการเงินและการดำเนินงานขององค์กร เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลเหล่านั้นถูกต้องตามมาตรฐานบัญชีที่กำหนด และสามารถนำไปใช้ตัดสินใจได้อย่างเหมาะสม

Landed Cost คือ ต้นทุนทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการนำเข้าสินค้าจนถึงจุดหมายปลายทาง (เช่น คลังสินค้าของบริษัท) ซึ่งรวมถึงค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นนอกเหนือจากราคาสินค้าเอง ทำให้สามารถคำนวณราคาที่แท้จริงของสินค้าเมื่อถึงมือผู้ซื้อหรือผู้นำเข้าได้อย่างถูกต้อง

สำหรับธุรกิจที่เพิ่งเริ่มต้น แน่นอนว่ามักจะมีปัญหาทางการเงินเข้ามาให้เจ้าของธุรกิจต้องคอยรับมืออยู่ตลอดเวลา และแม้จะระมัดระวังเป็นอย่างดีด้วยความเป็นมือใหม่ก็อาจจะมีความผิดพลาดเกิดขึ้นได้ ซึ่งอย่างที่รู้กันว่าความผิดพลาดด้านการเงิน คือ หนทางแห่งความลำบากในการทำธุรกิจ สำหรับใครที่กำลังประสบปัญหาด้านการเงินในการทำธุรกิจ ลองทำความเข้าใจกับสิ่งที่ผิดพลาดเหล่านี้ดูเพื่อหาหนทางให้ธุรกิจอยู่รอดต่อไป โดยข้อผิดพลาดที่ผู้ประกอบการมักพบกันก็คือ

โปรแกรม ERP เป็นระบบบริหารจัดการทรัพยากรขององค์กรที่เชื่อมต่อและรวมรวมข้อมูลทั้งหมดขององค์กรในระบบเดียวกัน โดยรวมถึงเรื่องบัญชีทางการเงินด้วย โดยโปรแกรม ERP จะช่วยให้ฝ่ายบัญชีสามารถดำเนินการตรวจสอบรายการเงินสด รายการเจ้าหนี้ รายการลูกหนี้ รายการค่าใช้จ่าย และรายการบัญชีอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย

โปรแกรมบัญชี เป็นเครื่องมือที่สำคัญที่สุดเลยก็ว่าได้ เพราะงานบัญชีคือส่วนหนึ่งของธุรกิจ ที่ทำให้เจ้าของกิจการหรือผู้บริหารเห็นภาพรวมขององค์กรอย่างชัดเจน การมีโปรแกรมบัญชีเข้ามาช่วยงานบัญชีทำให้องค์กรมีความราบรื่น ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับองค์กรด้วย นับว่าเป็นสิ่งที่คุ้มค่ากับการลงทุนอย่างแน่นอน

หน้าแรก

Accounting Articles