e-Tax Invoice คือ
“e-Tax Invoice หรือ “ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์” คือใบกํากับภาษีที่ปรับรูปแบบจากที่เคยเป็นกระดาษไปเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ หากดูจากจุดที่แตกต่างคือ e-Tax Invoice จะมีหมายเลขใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Certificate) และลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) เป็นเครื่องยืนยันตัวตนของผู้ออกใบกำกับภาษี (ผู้ขาย) และรับรองถึงความถูกต้องของข้อมูล
ขั้นตอนการใช้ e-Tax Invoice
1. เช็กคุณสมบัติว่ามีสิทธิ์ใช้ “e-Tax Invoice”
- บริษัทจำกัด บริษัทมหาชนจำกัด มีทุนจดทะเบียนและชำระแล้วตั้งแต่ 10 ล้านบาทขึ้นไป ….. ล่าสุด ระเบียบกรมสรรพากร ว่าด้วยการจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2560 ได้ยกเลิกระเบียบกรมสรรพากรว่าด้วยการจัดทำดังกล่าว ฯ พ.ศ.2555 ฉบับเดิม โดยมีการปรับปรุงเงื่อนการจัดทำฯ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ดังนี้ คือ ผู้ประกอบการจดทะเบียนซึ่งเป็นบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคลสามารถยื่นคำขอจัดทำฯ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ได้ จากเดิมต้องเป็นบริษัทจำกัดหรือบริษัทมหาชนจำกัดที่มีทุนจดทะเบียนตั้งแต่ 10 ล้านบาท เป็น ผู้ยื่นคำขอดังกล่าวมีทุนจดทะเบียนเท่าใดก็ได้
- มีความมั่นคงและความน่าเชื่อถือในการประกอบการ เช่น มีประวัติการเสียภาษีที่ดี ไม่มีพฤติการณ์หลีกเลี่ยงภาษี ไม่มีประวัติการใช้ใบกำกับภาษีปลอม หรือมีทรัพย์สินสุทธิมากกว่าหนี้สินสุทธิ
- มีการจัดทำบัญชีที่เกี่ยวข้องกับการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด
- มีระบบการควบคุมภายในที่ดี และสามารถพิสูจน์ได้ว่าใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ที่จัดทำและส่งให้แก่ผู้รับมีข้อความถูกต้องครบถ้วนเช่นเดียวกับขณะที่สร้าง ส่งและรับโดยใช้วิธีการที่เชื่อถือได้ และสามารถแสดงข้อความได้ในภายหลังโดยความหมายไม่เปลี่ยนแปลง รวมทั้งต้องมีระบบงานที่สามารถพิสูจน์ได้ว่าไม่มีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงโดยไร้ร่องรอยหรือมีการเปลี่ยนแปลงรายการในเอกสารที่ออกระหว่างทาง
2. ยื่นคำขอ
เมื่อเช็กคุณสมบัติแล้วว่าครบถ้วนก็สามารถยื่นคำขอและเอกสารดังต่อไปนี้
- ยื่นคำขอทางอินเทอร์เน็ต : ยื่นคำขอ แบบ บอ.01 ผ่านทางเว็ปไซต์กรมสรรพากร
- ส่งเอกสาร : ดังต่อไปนี้ไปที่สำนักบริหารการเสียภาษีทางอิเล็กทรอนิกส์ ภายใน 15 วันนับแต่วันที่ยื่นคำขอ
- แบบคำขอจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (บ.อ.01)
- หนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคลที่นายทะเบียนออกให้ไม่เกิน 6 เดือนนับถึงวันส่งเอกสาร
- สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้มีอำนาจกระทำการแทนบริษัทหรือหน่วยงานของรัฐ
- หนังสือมอบอำนาจ พร้อมทั้งสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้รับมอบอำนาจ (กรณีมอบอำนาจให้บุคคลอื่นจัดส่งเอกสาร)
- แผนผังการทำงานรวมของระบบงานทั้งหมด (System Flowchart) และคำอธิบายระบบงาน ระบบรักษาความปลอดภัย และวิธีการเรียกพิมพ์
- กรณียื่นคำขอเป็นผู้ออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับการขายสินค้าหรือให้บริการบางส่วน ให้ส่งแผนผังกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) ของการขายสินค้าหรือให้บริการนั้น
การออก “e-Tax Invoice”
เมื่อได้รับสิทธิ์ใช้ e-Tax Invoice เรียบร้อยแล้วให้ดำเนินการดังนี้
- จัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมีการลงลายมือชื่อดิจิทัลทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือให้บริการส่งมอบให้กับผู้ซื้อสินค้าและผู้รับบริการด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ และจัดเตรียมข้อมูลใบกำกับภาษีหรือใบรับในรูปแบบโครงสร้าง XML File ตามมาตรฐานที่กำหนด ซึ่งมีการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) สำหรับนำส่งกรมสรรพากร
- นำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรด้วยช่องทางการนำส่ง ได้แก่ Host to Host หรือ Service Provider หรือ Upload XML ทั้งนี้วิธีการเลือกช่องทางนำส่งขึ้นอยู่กับขนาดของกิจการและความพร้อมทางเทคโนโลยีของผู้ประกอบการแต่ละราย
- ติดตามและตรวจสอบผลการนำส่งข้อมูล ที่ระบบ Tracking
- เก็บรักษาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ให้ถูกต้องปลอดภัยตาม พ.ร.บ.ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์
| ขนาดผู้ประกอบการ |
รายได้ |
เริ่มเข้าระบบ e-Tax invoice |
| ขนาดใหญ่ |
มากกว่า 500 ล้านบาท |
ภายใน 31 ธันวาคม 2560 |
| กลาง |
มากกว่า 30 ล้านแต่ไม่เกิน 500 ล้านบาท |
ภายใน 31 ธันวาคม 2560 |
| เล็ก |
มากกว่า 1.8 ล้านแต่ไม่เกิน 30 ล้านบาท |
ภายใน 31 ธันวาคม 2562 |
| ไมโคร |
น้อยกว่า 1.8 ล้านบาท |
ภายใน 31 ธันวาคม 2564 |
ทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-tax invoice) ขึ้นมาได้แล้ว จะส่งให้กรมสรรพากรได้อย่างไร?
ผู้ประกอบการสามารถจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-tax invoice)และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-receipt) ด้วยการลงลายเซ็นดิจิตอล (Digital Signature) ได้ 2 วิธี
- สำหรับผู้ประกอบการที่มีผู้พัฒนาซอฟต์แวร์ของตนเอง หรือมีโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป หรือโปรแกรม ERP สามารถจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ที่มีการลงลายมือชื่อดิจิทัลตามรูปแบบและเงื่อนไขที่กำหนด และนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรตามช่องทางการนำส่งข้อมูลที่เหมาะสมกับลักษณะของกิจการ โดยมีทางเลือกในการจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ได้ 3 ทางเลือกดังนี้
ทางเลือกที่ 1 จัดทำข้อมูลรูปแบบ XML File ตามข้อเสนอแนะมาตรฐานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสารที่จำเป็นต่อธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ว่าด้วยข้อความอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับการซื้อขายสินค้าและบริการ
(ขมธอ.3-2560) เท่านั้น ซึ่งต้องลงลายเซ็นดิจิตอล (Digital Signature)
ทางเลือกที่ 2 จัดทำข้อมูลรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อื่น ๆ เช่น PDF, Word ,Excel ซึ่งต้องลงลายเซ็นดิจิตอล (Digital Signature)
ทางเลือกที่ 3 จัดทำข้อมูลผ่านระบบบริการ RD Portal ของกรมสรรพากร ซึ่งต้องลงลายเซ็นดิจิตอล (Digital Signature) ที่โปรแกรมสร้างและตรวจสอบลายเซ็นดิจิตอล (Ultimate Sign & Viewer) สำหรับการส่งมอบข้อมูลให้ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการสามารถทำได้ด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น อีเมล หรือวิธีการอื่นใด ตาม พ.ร.บ.ธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์
- สำหรับผู้ประกอบการที่ไม่มีโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป หรือ โปรแกรม ERP
- จัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ลงลายมือชื่อดิจิทัลด้วยระบบ RD Portal ของกรมสรรพากร
- จัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ด้วยโปรแกรมสำเร็จรูป เช่น Microsoft Word (.doc, .docx) หรือ Microsoft Excel (.xls, .xlsx) หรือ PDF/A-3 และส่งให้ระบบ e-Tax Invoice by Email เพื่อประทับรับรองเวลา (Time Stamp)
สำหรับกิจการที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี และยังไม่พร้อมที่จะเข้าสู่ระบบการจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ด้วยการลงลายเซ็นดิจิตอล (Digital Signature) สามารถจัดทำได้ด้วยระบบ e-Tax invoice by Email แทน แต่ในกรณีนี้กรมสรรพากรบังคับว่าใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์นี้จะต้องเป็นไฟล์ PDF/A-3 เท่านั้น (บังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 1 ม.ค. 2561 เป็นต้นไป)
จะเห็นได้ว่า การออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ยังคงใช้รูปแบบเดิมเพียงแต่เปลี่ยนรูปแบบจากส่งมอบ “กระดาษ“ เป็น “ข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์” แม้ช่วงแรกจะต้องเรียนรู้และปรับตัวบ้าง แต่ในอนาคตวิธีนี้จะเพิ่มความสะดวกสบาย ประหยัดเวลาและทรัพยากร สอดคล้องกับนโยบาย National e-Paymen ในยุค Thailand 4.0 อย่างแน่นอน
Credit : กองบรรณาธิการ www.dharmniti.co.th และกรมสรรพรกร
