ว่าด้ายเรื่องของบัญชีเป็นอะไรที่หลายคนต้องกุมขมับเลยทีเดียวเพราะมันไม่ใช่ง่าย หากไม่มีพื้นฐานมาเลยยิ่งเป็นงานยาก แต่กับคนที่ เรียนสายบัญชีมาโดยตรงก็คงไม่ใช่ปัญหาใหญ่นัก แต่กับเจ้าของกิจการ SME จำเป็นต้องรู้เรื่องบัญชีเช่นกัน ไม่ว่าจะเป็นบริษัทรับเหมาก่อสร้างหรือธุรกิจอื่นๆ ก็ตาม เรามาดูระบบบัญชีของบริษัทรับเหมาก่อสร้างว่าจะต้องมีเอกสารและรับบัญชีแบบไหนบ้างตามด้านล่างนี้เลย
1. สมุดบัญชี (สำหรับบันทึกรายรับ – รายจ่าย)
แต่ไม่ได้มีเพียงเล่มเดียวแล้วจบเลย ยังต้องแยกรายละเอียดออกมาเป็น สมุดรายวันจ่าย สมุดรายวันสดจ่าย สมุดรายวันซื้อ สมุดรายวันขาย สมุดรายวันทั่วไป สมุดรายวันแยกประเภท เว้นแต่ว่าบริษัทรับเหมาก่อสร้างอยากจะทำสมุดบัญชีเล่มเดิมจบยื่นให้สรรพากรเลย มันก็มีทางทำได้อยู่ เพียงแต่จะต้องดูเงื่อนไขของทางสรรพากรให้ดีว่าจะต้องทำอย่างไรบ้าง
2. สมุดทะเบียน
จะเป็นเล่มที่ต้องมีเพราะใช้ในการควบคุมการทำงานของระบบบัญชีด้วย ซึ่งก็จะต้องมี ทะเบียนเช็คจ่าย ทะเบียนคุมลูกหนี้ ทะเบียนคุมเจ้าหนี้ ทะเบียนคุมสัญญาก่อสร้าง ทะเบียนคุมวัสดุ และ ทะเบียนคุมทรัพย์สิน อ่านถึงข้อนี้รับรองว่ารู้สึกถึงความยากเพิ่มขึ้นมาในการทำบัญชีแน่นอน ให้พยายามเข้า เพราะว่ามีบางบริษัทรับเหมาก็ทำบัญชีเองไม่ได้จ้างพนักงานบัญชีโดยตรงเพื่อประหยัดงบบริษัทด้วย
3. เอกสารทางระบบการเงิน
หากมีการใช้จ่ายอะไรก็ตามที่เกี่ยวข้องกับบริษัทรับเหมาก่อสร้างของเราจะต้องเก็บบิล ใบเสร็จหรือเอกสารที่เกี่ยวข้องทุกอย่างไว้ เพราะต้องใช้เป็นหลักฐานยืนยันในการทำบัญชีให้ตรง ซึ่งก็จะมี
4. เอกสารทางระบบการจัดซื้อสินค้าเพื่อผลิต
การทำบริษัทรับเหมาก่อสร้างยังต้องเจอเอกสารทางระบบบัญชีอีกเพียบ เกี่ยวกับระบบการจัดซื้อสินค้าเพื่อผลิตก็ยังต้องมี ซึ่งก็จะต้องใช้เป็น ใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ ใบตรวจรับสินค้า ใบรับของ ใบกำกับสินค้า ซึ่งจะได้รับมาพร้อมกับสินค้าที่ซื้อเลย ผู้ขายสินค้านั้นต้องให้มาด้วย
และต้องมีบันทึกบัตรสินค้า (Stock Card) ด้วย ซึ่งเอกสารนี้หาดาวโหลดได้ทั่วไปเลยสำหรับบริษัทไหนคิดไม่ออกว่าหน้าตาเอกสารเป็นแบบไหนก็ค้นหาดูเพิ่มเติมได้
5. เอกสารทางระบบการขาย
แน่นอนว่าพอมีระบบซื้อก็ต้องมีเอกสารระบบขายด้วย ถ้ามีแต่ซื้อมาแล้วไม่ได้ขายก็อาจจะหมายถึงกำไรของบริษัทรับเหมาก่อสร้างเริ่มน้อยแล้วก็ได้ เพราะการขายก็จะหมายถึงรายได้หรือกำไรของบริษัทที่ทำได้นั่นเอง
เอกสารที่จะต้องมีเกี่ยวกับส่วนนี้ก็จะเป็น ใบสั่งซื้อ สัญญาจ้างที่ได้รับการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว ใบขอเบิกเงินงวดงานก่อสร้าง ใบแจ้งหนี้ ใบส่งมอบงาน เอกสารอื่น ๆ ที่ประกอบตอนส่งมอบงาน บันทึกบัตรสินค้าหรือเงินงวดที่เรียกเก็บ และบันทึกสมุดรายวันกับบัญชีแยกประเภทด้วย เวลามีการขายก็จะต้องมีเอกสารเหล่านี้ให้ครบทุกครั้ง
6. เอกสารทางระบบผลิต
ในกรณีที่มีการผลิตด้วยเอกสารเกี่ยวกับด้านนี้ก็จะขาดไม่ได้เลย มีใบโน่นใบนี่เต็มไปหมด ถ้าไม่มีทำให้ระบบการทำบัญชีของบริษัทรับเหมาก่อสร้างมีปัญหาได้แน่นอน มาดูกันว่าเกี่ยวกับการผลิตนี้จะต้องมีอะไรบ้าง
7. เอกสารอย่างอื่นที่เกี่ยวข้อง
นอกจากเอกสารทั้งหมดที่กล่าวมาแล้วก็ยังรวมเอกสารอย่างอื่นด้วย ที่จะต้องใช้สำหรับทำบัญชีบริษัทรับเหมาก่อสร้าง อาจจะมีเป็น งานสัญญากับคู่สัญญาหลัก เอกสารใบอนุญาตต่าง ๆ เก็บข้อมูลงานก่อสร้างงานระหว่างทำและงานที่ทำเสร็จเรียบร้อยแล้ว เอกสารแจ้งเริ่มงาน หนังสือเข้า หนังสือออก ซึ่งจะต้องได้เอกสารมาทุกเรื่องที่เกี่ยวกับการประสานงานกับคู่สัญญา
รวมไปถึงใบสั่งจ้างผู้รับเหมาช่วงหรือสัญญาจ้างผู้รับเหมาช่วง ยังไม่หมดเท่านี้ก่อนจะปิดบัญชีก็จะต้องมีเอกสารรายงานผู้บริหาร (หรือการปิดบัญชีงาน)
เมื่อทำงานได้เสร็จเรียบร้อยตามข้อกำหนดในสัญญาแล้ว จะต้องทำรายงานค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ส่งแก่ผู้บริหารด้วยเพื่อจะได้จัดเก็บ ประเมิน และทำอย่างอื่นต่อไป บริษัทรับเหมาก่อสร้างไม่ว่าจะรายเล็กหรือใหญ่ก็จะต้องทำระบบบัญชีแบบนี้ให้ละเอียดที่สุด เพื่อผลประโยชน์ของบริษัทเองและเพื่อสะดวกเวลายื่นเสียภาษีกับทางสรรพากร
สำหรับการทำรับเหมาก่อสร้างในแบบของบุคคลธรรมดา ไม่ได้เป็นบริษัทรับเหมาก่อสร้างที่จดทะเบียนบริษัทหรือจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เรื่องการทำบัญชีค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ก็ยังจำเป็นมาก เป็นเรื่องสำคัญที่มองข้ามไม่ได้เลย ยิ่งเป็นแบบบุคคลธรรมดามีหลายคนโดนภาษีย้อนหลังแล้วแทบจะลมจับกันเลยทีเดียว เพราะหลายคนทำรับเหมาก่อสร้างแต่ไม่เห็นตัวเงินว่าไปอยู่ตรงไหนอย่างไรบ้าง เวลายื่นภาษีแก่สรรพากรงานงอกแน่นอน
ซึ่งเราจะต้องเริ่มต้นแต่แรกให้มันถูกก่อน ก่อนที่จะเริ่มงานจะต้องเตรียมเอกสารให้พร้อมทุกอย่าง เช่นจะต้องรับใบเสนอจ้างงานจากลูกค้า ก่อนจะเซ็นอะไรก็ควรดูให้ดีและจะต้องมีใบรายการที่แสดงปริมาณงานด้วย จะต้องมีความละเอียดมากที่สุด
ต้องคุยกับทางผู้ว่าจ้างให้ดีและมีสัญญาทุกครั้ง จะเริ่มเมื่อไหร่เสร็จตอนไหน จากนั้นก็ไปดูหน้างานจริง ๆ ด้วยเพื่อจะได้วัดที่ วางแผน ถ่ายภาพ แล้วค่อยเสนอราคาให้กับทางผู้ว่าจ้าง ว่าในการก่อสร้างโครงการนั้น ๆ จะต้องจ่ายราคาเท่าไหร่ ขั้นตอนนี้นอกจากเก็บรายละเอียดดีเพื่อทำบัญชีแล้วก็ต้องทำให้ดีเพื่อให้ลูกค้ามีโอกาสตัดสินใจว่าจ้างเราด้วย เพราะถ้าเขาไม่จ้างก็เหมือนที่ทำมาก่อนนี้เสียเปล่าไปเลย
หากตกลงกันได้แล้วข้อสำคัญเลยคือจะต้องนัดมาเซ็นต์สัญญาว่าจ้างให้เรียบร้อยและแจ้งการเริ่มงานของบริษัทรับเหมาก่อสร้าง อย่าลืมขอสำเนาสัญญาไว้ด้วย ต่อไปก็เป็นขั้นตอนการก่อสร้างตามแบบแผนที่วางเอาไว้ ซึ่งมันก็มีขั้นตอนหลายอย่าง
ตั้งแต่การหาวัสดุอุปกรณ์ ทำเอกสาร หาคนงาน เตรียมเครื่องไม้เครื่องไม้อื่น ๆ กำหนดวันจบงาน และอย่าลืมบันทึกข้อมูลและถ่ายภาพไว้เสมอในแต่ละขั้นตอนของการก่อสร้าง ให้ครบตาม BOQ พอทำเสร็จก็เบิกเงินได้ ตามที่ระบุในสัญญาว่าจะเบิกได้กี่งวด พอทำงานไปจนเสร็จแล้วก็ประเมินงานด้วย ถ้าทุกอย่างผ่านก็รับเงินมาและทำระบบบัญชีให้ละเอียดทุกครั้ง
พอถึงสิ้นปีแล้วอย่าลืมยื่นภาษี แบบภาษี ภงด.90 โดยเอาบัญชีที่เราได้ทำสรุปรายได้ที่เกิดขึ้นในปีภาษีทั้งปีมาคิดแล้วหักค่าใช้จ่ายตาม % ที่กฎหมายกำหนดไว้หรือจะหักเหมาจ่ายก็อยู่ที่ 70% แล้วก็หักด้วยค่าลดหย่อน เหลือเท่าไหร่ก็เอาไปคิดคำนวณภาษี
ก็ค่อนข้างยุ่งยากซับซ้อนพอสมควร ซึ่งถ้าเป็นไปได้ก็ควรจะให้ผู้ที่มีความรู้ทางบัญชีและภาษีเข้ามาช่วยจะได้ถูกต้องมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นกรณีของบุคคลธรรมดาหรือบริษัทรับเหมาก่อสร้างที่จดทะเบียนแล้วก็จ้างคนช่วยทำบัญชีได้
ยังคงยืนยันเสมอว่าเรื่องการทำบัญชีนั้นสำคัญมาก ๆ และเช่นเดียวกันก็ต้องยอมรับว่าเรื่องบัญชีมันไม่ง่ายเลย บัญชีส่วนบุคคลว่ายุ่งยากแล้วเป็นบัญชีบริษัทยิ่งซับซ้อนมากกว่า หากคุณทำบริษัทรับเหมาก่อสร้าง จะรับโครงการเล็กหรือใหญ่แค่ไหนการทำบัญชีและยื่นภาษีก็เป็นสิ่งที่ต้องทำตลอด และไม่ควรปล่อยไว้เพราะภาษีย้อนหลังมันไม่เคยอ่อนข้อให้กับใคร
เพื่อความถูกต้องควรปรึกษา นักบัญชี และภาษีเราจะได้เปิดบริษัทและรับงานอย่างสบายใจ การทำบัญชีไม่ได้ดีแค่เกี่ยวกับภาษีแต่ยังทำให้เราเห็นกำไรขาดทุนของบริษัทชัดเจน ส่งผลให้นำไปวางแผนพัฒนาบริษัทให้เติบโตไปข้างหน้าอีกด้วย เปรียบเทียบกับบริษัทรับเหมาก่อสร้างที่ไม่ทำบัญชีเลย เงินเข้าออกไปไหนบ้างก็จำไม่ได้ มันก็มองภาพยากมากว่าอนาคตข้างหน้าทิศทางขององค์กรจะไปทางไหน
สามารถอ่านบทความน่าสนใจอื่นๆได้ ที่นี่ คลิ๊ก!
